Bei Flug- oder Schiffsreisen wird immer ein Onboarding durchgeführt. Die Passagiere brauchen Betreuung, um einzuchecken, das richtige Gate oder Pier zu finden, und sich auch besser im Flugzeug oder an Bord des Schiffes zurecht zu finden. Passagiere sollen sich sicher und wohlfühlen.

In meinem letzten Blog habe ich über die externe Zusammenarbeit geschrieben:

Produktentwicklungsteams – auch wenn Teammitglieder nicht im selben Unternehmen arbeiten – sollten in der Lage sein, auf einer Kollaborationsplattform zusammenzuarbeiten. Damit sich die „Passagiere“ wohlfühlen, sich an gewisse Standards halten und produktiver sind, ist auch hier ein Onboarding der externen Mitarbeiter notwendig.

Das Onboarding im Entwicklungsteam kann selbstverständlich über ein entsprechendes Training in der Konzernzentrale stattfinden, aber mit den oft verteilten Teams wird dies immer schwieriger. Eine interessante Alternative ist, die verfügbaren Online Trainings, Arbeitsanweisungen, Videos und weitere Unterlagen für die Zusammenarbeit in der Collaboration Plattform integriert anzubieten. Beim ersten Login stehen dem externen Mitarbeiter all diese Informationen zur Verfügung. Ein Zugriff auf Projektdaten erhält der Mitarbeiter erst, wenn das Onboarding stattgefunden hat.

Es ist für Unternehmen wichtig zu verstehen und zu garantieren, dass deren Partner und Zulieferer über die richtigen Qualifikationen verfügen. Somit geht Onboarding in gewissen Fällen über Training und Einweisung der Mitarbeiter hinaus. Speziell neue Partner und Zulieferer müssen in der Regel zunächst einen Evaluierungsprozess durchlaufen. In diesem Rahmen können z.B. offizielle Dokumente als Nachweis von eingehaltenen Standards gefordert sein. Auch diese werden idealerweise direkt in der Collaboration Plattform hinterlegt. Die Einhaltung dieser Standards, ggf. notwendige regelmäßige Erneuerungen der Zertifizierung etc. können direkt mit dem Access Management verknüpft werden.

Während der Onboarding Prozess bei vielen Firmen schon recht gut dokumentiert ist, ist ein Offboarding beim Projektende häufig eine Feuerwehraktion. Welche Zugriffe müssen gesperrt werden? Für welche Datenobjekte muss die Entwicklungshoheit ggf. wieder nach „intern“ umgestellt werden. Zumindest die kritischen Prozesse sollten automatisch ablaufen, was nur gelingen kann, wenn bereits beim Onboarding daran gedacht wurde

All diese Dokumente, Informationen, Compliance-Nachweise, Online-Training Zertifikate für die Teammitglieder usw. sollten meines Erachtens Teil vom Projektsetup sein. Für bestimmte Projekttypen braucht es ein bestimmtes Onboarding-Verfahren mit ausgewählten Online-Trainings und Dokumenten.

Obwohl wir vieles OOTB haben, eine Onboarding/Offboarding Lösung gibt es als Standardapplikation nicht. Es wird oft als Randthema betrachtet, obwohl hier ein sehr großes Potential zur Effizienzsteigerung vorliegt. Oft haben unsere Kunden aber auch unterschiedliche Anforderungen in diesem Bereich. Dank der flexiblen Plattform konnten wir auch dieses Thema problemlos umsetzen.